Guidelines for Corporations planning Rotating Art Exhibitions
by Patricia Frischer

Translation of this article into Spanish by Karla Duarte

This short tutorial is intended to be a guide for Corporations and businesses of all levels that are trying to help artists by displaying their work in a business facility. Generally the corporation feels that this type of display is a terrific boast to the artists, but the reality is that they are getting free decoration and the artists don’t always get sales of their works. In order to make this a win-win arrangement for both parties we are suggesting the following tips.

Why do Companies Display Art?

• Displaying art humanises the workplace
• Display art shows status to visiting clients
• The art can support the brand image and corporate identity.
• Art can be a very sound investment.
• Art can be a big stress reliever in the workplace

Remember the works of art must be appreciated by people normally in the space and that there may be issues regarding company colours or images used within the composition (for exampoles nudes).

• Make sure that the decision maker about what sort of art is being chosen for display is available early on in this process
• Assign one liaison person to work with one liaison from the Art Association with which you are working. Alternatively, make sure that you are working with an artist agent, art dealer, art consultant or an art qualified interior designer.
• Delivery of work is ideally done by this liaison person who collects all the works previous to the date of final delivery.
• Be prepared to send out a press release about the show. This helps the artists as much as it is good PR for the corporation.
• Use the opportunity of the exhibition to arrange a party for the office perhaps inviting clients or suppliers as well as staff. Make sure and invite the artists and their guest as well. Invite cards that have images of the works are best for all parties. Most artists readily agree to have their images used for promotion, but this permission must be granted.
• Changing the display is important to keep the creatively energy fresh. We suggest a maximum of four times year but it can be as little as once a year. It may take a full day to exchange works and you want to minimize disruption of the workday. If you have special wall requirement make sure you have staff to supervise or even handle the installation.
• Good lighting is vital for effective displays and so allow for lights to be re-arranged or additional lights to be installed.
• The work should be insured while on the premises so check that is possible with the insurance agent.
• A contract or simple letter of agreement should be drawn up stating responsibilities including but not restricted to commissions (if any) for work sold, arrangements for payment of work sold, delivery dates for start and end of the exhibition period, expenses of an opening reception.
• It is important to give simple receipts for all works delivered. In case of emergency, this is the artist safety net for getting work returned.
• Consider a rental fee for the art while it is on display. Corporation know that they have to pay for professional services and artist should be compensated for their time and skills.
• Let your star employees choose a work from the exhibition as part of an incentive awards scheme. The art work can go outright to them at the end of the show or become part of your corporate collection. This sends a very strong message that you believe in the value of creativity. Everyone benefits!

The San Diego Visual Arts Network has listed of Art Association, Artists Agents, Art Dealers and Art Consultants which can be contacted. You can organize this search by location, which is suggested to avoid undue travel. We suggest that you visit the websites of all of the above to help you make the decision whom to approach.

Guías para Corporativos en como planear la Rotación de una Exhibición de Arte
Patricia Frischer

Esta pequeña tutoría esta diseñada para servir a Corporativos y negocios de todos niveles que estén interesados en ayudar a los artistas exhibiendo la obra en su espacio de oficina. Generalmente el corporativo se siente que este tipo de muestra es una oportunidad para el artista, pero en realidad los corporativos son los que se llevan la ventaja debido a que reciben decoración gratuita y la mayoría de las veces el artista no cierra ninguna venta.

Se empieza a planear asegurándose que la obra seleccionada este disponible para el proceso de la exhibición.

Se asigna un intermediario que trabaje en conjunto con el intermediario de la Asociación de Arte y con el que tú puedas trabajar también. Alternadamente, asegurase trabajar con un agente del artista seleccionado, corredor de arte, asesor de arte o un diseñador de interiores que tenga licencia.

• La entrega de la obra de arte es óptimo ya que el intermediario debe recoger la obra antes de la fecha de demostración.
• Este preparado para enviar un comunicado de prensa dela recepción. Esto ayudara no solo al artista pero también para la imagen del corporativo.
• Use la recepción como una oportunidad para hacer una reunión, una fiesta para la oficina, donde invite a sus proveedores o colegas. Una Invitación, que tenga las imágenes de la obra del artista le servirá para todas las reuniones de la oficina. La mayoría de los artistas están de acuerdo en promocionar sus imágenes, pero asegurase de tener total permiso del autor.
• Cambiar la exhibición es importante para mantener la energía y la creatividad fresca. Nosotros sugerimos de preferencia rotar la exhibición hasta un máximo de cuatro veces al año pero también se puede cambiar hasta solo una vez al año. Les tomara cambiar la obra un día completo. Para no interrumpir el ambiente de trabajo hay que planear por adelantado. Si existe algún reglamento especial en el manejo del espacio (paredes, etc.) es mejor tener a alguien que supervise la instalación de la obra para asegurarse de que no se hayan hecho daños.
• Una buena iluminación es vital para un mejor resultado de la exhibición, se sugiere que se agreguen luces o se instale iluminación.
• La obra debe estar asegurada mientras esta con el cliente, es importante disponer de un agente de seguros que cubra la obra.
• Un contrato o simplemente un acuerdo notariado debe considerar las siguientes responsabilidades incluyendo pero sin obligación la comisión del artista o representante (si hay alguno) de la obra vendida, acuerdos de modo de pago sobre la obra vendida, fechas de entrega con la fecha de el periodo de exhibición desde principio a fin, y costos de la recepción.
• Es importante dar recibos para toda la obra que se venda. En caso de una emergencia, el artista podrá tener información de la devolución.
• Considere dar una cuota de la obra alquilada para la exhibición. Los corporativos saben que es importante pagar por un servicio profesional y los artistas deben ser compensados por su trabajo, talento y habilidades.
• Particípale al empleado del año a que escoja una obra de preferencia personal para la colección de la exhibición como incentivo o premio. La obra puede ser comprada por el empleado o añadida a la colección de la empresa. Este acto enviara un mensaje positivo al demostrar ante sus empleados que usted le da valor al arte y la creatividad. Todos se benefician!

El San Diego Visual Arts Network tiene enlistados en Art Association, Artists Agents, Art Dealers and Art Consultants los contactos que usted necesita para formar su primera exhibición. Puedes adquirir la información por ciudad, para evadir viajes innecesarios fuera de su zona. Nosotros sugerimos que visites nuestro sitio de Internet para que te des una idea a quien acercarte con sus servicios.

Tranlation kindly provided by:
Karla Duarte - 619.778.6511
EnterArt Gallery
This online gallery offers a rental services to small and large corporations for artist's works.